วิธีใช้ Google Calendar เพื่อบันทึกปฏิบัติงาน และใช้ Google Sheets เพื่อรายงานผลการปฏิบัติงาน

บทความนี้ นำเสนอแนวทางที่ผมใช้ในการ “บันทึกการปฏิบัติงาน” และ “รายงานผลการปฏิบัติงาน” เพื่อนำไปกรอกในระบบ TOR ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

เครื่องมือที่ใช้

1. Google Calendar
2. Google Sheets
3. Google Sheets Add-ons ชื่อ “Timesheet”
4. Google Keep

เป้าหมาย

การบันทึกผลปฏิบัติงาน เพื่อ รายงานผลการปฏิบัติงานในระบบ TOR

ระบบ TOR ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ผู้ปฏิบัติงาน จะต้องตกลงกับหัวหน้าฝ่าย ว่า รอบ TOR นี้ เราจะทำอะไร และมีเป้าหมายอย่างไรบ้าง เอาเป็นว่า … จะกำหนดเป็น “ภาระงาน” แบ่งเป็น 3 ด้าน ได้แก่
1. งานประจำ
2. งานเชิงพัฒนา/งานพิเศษ
3. ผลงานอื่นๆ(ตามที่คณะกำหนด)

ในแต่ละ หัวข้อใหญ่ ก็จะแจกแจงว่า ทำอะไร เป็นสัดส่วนเท่าไหร่ เช่น

1.1 5ส
1.2 ประชุมติดตามงานของทีมงาน

อะไรทำนองนั้น

ซึ่ง นอกจากต้องทำงานในหน้าที่ ประชุม ๆ ตอบคำถาม แก้ไขปัญหา กิจกรรรม … ฯลฯ ก็ต้อง บันทึกว่า ทำอะไรลงไปบ้าง มีเอกสารอ้างอิง และ ต้องสามารถ ให้หัวหน้า (และคณะกรรมการประเมิน) สามารถเข้าไปดูได้ด้วย

ขอยกตัวอย่าง หัวข้อ “ภาระงาน” ของผมใน TOR ปี 2562
( TwT )

1.1 5 ส
1.2 ประชุมติดตามงานของทีมงาน
1.3 ติดตั้ง Server/Software บริการ PSU Email
1.4 เฝ้าระวังบริการ PSU Email
1.5 ตอบคำถาม/ให้คำแนะนำบริการ PSU Email
1.6 ประยุกต์ใช้ DialogFlow พัฒนา Chatbot กับ Facebook Page ของศูนย์คอมพิวเตอร์
1.7 ประยุกต์ใช้ Deep Learning ในการคัดกรองอีเมลขยะ
1.8 พัฒนาระบบหน่วยตรวจสอบภายใน
1.9 โครงการปรับปรุงความปลอดภัย PSU Email
1.10 โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง

2.1 งานปรับปรุงและพัฒนา
2.2 Helpdesk
2.3 Internal Auditor

3.1.1 อบรมประชุมที่ศูนย์จัด
3.1.2 กิจกรรมมหาวิทยาลัย
3.1.3 กิจกรรมศูนย์คอมพิวเตอร์
3.1.4 กรรมการ/คณะทำงาน
3.2   กิจกรรมกลุ่มงาน
3.2.1 ประชุมติดตามโครงการ

แล้วเราจะบันทึกผลการปฏิบัติงานอย่างไร ให้ ง่าย และสามารถ นำมากรอกใน TOR ได้ด้วย

เริ่มจาก Google Keep

เอาข้อหัวย่อย ของภาระงานข้างต้น มาสร้างเป็น Note ใหม่ใน Google Keep ตั้งหัวข้อว่า TOR 2562 (หรือใครอยากจะทำไว้ใช้ของ TOR 2563 ก็ค่อยลองทำดู)

ต่อไป เราจะสร้าง Label ของแต่ละหัวข้อย่อย โดยการใส่ # ไว้ด้านหน้า หัวข้อย่อย เช่น
1.10 โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง
เป็น
[Update – สำหรับให้รายงานสวยงามยิ่งขึ้น แนะนำให้ Replace ” ” ด้วย “_”]
#1.10_โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง

พอใส่ # หน้า 1.10 แล้ว Google Keep จะขึ้น Popup ให้สร้าง Label “1.10” เราก็สร้างไว้ (มันมีเหตุผล ทำตามไปก่อน เดี๋ยวเล่าให้ฟัง)

ทำจนครบทุกข้อ เราจะได้ Note ใน Google Keep อย่างนี้
จากนั้น ให้คลิก รูป Pin เพื่อปักหมุดเอาไว้
แล้วกดปุ่ม Close ด้านล่างได้เลย

[Update: ใน Google Keep สามารถเอาภาพ เช่น เกณฑ์การประเมิน การพิจารณาว่าเรื่องนี้ เข้าในส่วน งานประจำ หรือ งานเชิงพัฒนา เพื่อประกอบการตัดสินใจได้ จะได้ไม่ต้องไปค้นหาหลาย ๆ ที่]

บันทึกการปฏิบัติงานใน Google Calendar

ใน Google Calendar จะมี Panel ด้านขวามือ จะเห็น Icon ของ Google Keep สีเหลือง ๆ คลิกสิครับ รออะไร

เราก็จะเห็น Note ของ Google Keep ที่เรา Pin ไว้ตะกี้ อยู่บนสุด

ใน Google Calendar นั้น ปรกติเราจะลงนัดหมายต่าง ๆ ลงไปใน Default Calendar ของเรา แต่ในที่นี้ แนะนำให้สร้างอีก Calendar นึงขึ้นมา ตั้งชื่อว่า worklog

วิธีลงบันทึก

เช่น วันนี้ เวลา 10:00-13:30 ทำงานของหน่วยตรวจสอบภายใน เป็นการ “ปรับปรุงโปรแกรมหน่วยตรวจสอบ” และบันทึกสิ่งที่จะต้องทำ กับ สิ่งที่ทำเสร็จไปแล้ว

วิธีการบันทึก

1. [Update] Copy ข้อความจาก Google Keep เช่น ข้อ #1.8_พัฒนาระบบหน่วยตรวจสอบภายใน มาใส่ใน Title
2. [Update] อาจจะเพิ่ม ” ปรับปรุงโปรแกรมหน่วยตรวจสอบ” เป็นคำบรรยาย ในหัวข้อการทำงาน
3. ใส่ เวลา 10:00 – 13:30 ว่าเราทำงานนี้ในช่วงเวลานี้
4. บันทึกสิ่งที่จะต้องทำ กับ สิ่งที่ทำเสร็จไปแล้ว
5. เลือกบันทึกลงใน worklog
6. กดปุ่ม Save

วางแผนการทำงาน

อย่างเช่น ผมมีงานที่ต้องทำทุกเช้า คือ “1.4 เฝ้าระวังบริการ PSU Email”

1. [Update] ใส่ #1.4_เฝ้าระวังบริการ_PSU_Email
2. เลือกบันทึกใน worklog
3. คลิก More Option

เลือกเป็น Repeat > Every Weekday

แล้วมา Uncheck “All day” ออก เพื่อกำหนดช่วงเวลา เช่น ผมจะทำงานนี้ประจำทุกวันทำงาน เวลา 09:00-10:00 จากนั้น คลิกปุ่ม Save

สร้างนัดหมาย แล้วเอามาเป็นบันทึกปฏิบัติงานก็ได้

เบื่อไม๊ เวลาจะนัดประชุม นอกจากจะต้องหาเวลาว่าง ห้องว่าง แล้วต้องมาหาว่า ใครว่างวันไหน แถม ลงนัดไปแล้ว ก็ยังไม่รู้ว่า ใครจะตอบรับการเข้าประชุมบ้าง

ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เมื่อใช้ Google Calendar

1. ใส่หัวข้อ เช่น “#1.10 นัดประชุม” –> เพื่อลงในบันทึกปฏิบัติงานของภาระงาน “1.10 โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง”
2. ลงเวลานัด
3. เพิ่ม Email ผู้เข้าร่วมประชุม
4. ดูได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมว่างไม๊ในเวลานัด (ถ้ามันใช้ Calendar เป็นอ่ะนะ)
5. ถ้าคนนี้ไม่สำคัญ ไม่มาก็ได้ ก็ Mark Optional
6. ใน G Suite for Education สามารถจอง Resource ได้ เช่น จองหัองได้ ใน Free Gmail ไม่มีจร้า
7. ใน G Suite for Education สามารถสร้างห้อง เพื่อ Video Conference ใน Google Meet ได้ ส่วน ใน Free Gmail ไม่มีจร้า
8. คลิก Save

ตอบ Email ก็เอามาลงบันทึกปฏิบัติงานได้

เช่น มี Order มาให้ทำอะไร มาทาง Email ก็สามารถ เอามาลงบันทึกปฏิบัติงานได้เลย

ก็สามารถเอามาใส่ในหัวข้อ ภาระงาน ที่ถูกต้องได้ แถม ถ้า email นี้ ถึงใครบ้าง ก็จะสร้างนัดหมายให้ได้ด้วย

ผลการบันทึกปฏิบัติงาน

เมื่อเวลาผ่านไป …

เมื่อถึงเวลารายงานผลการปฏิบัติงาน

ใน Google Drive สร้าง Google Sheets ขึ้น จากนั้น ติดตั้ง Add-Ons ชื่อ “TimeSheet”

เมื่อติดตั้งเสร็จจะได้อย่างนี้

และนี่คือเหตุผลว่า ทำไมต้องใส่ # ไว้หน้าชื่อของ Event

เริ่มเลยแล้วกัน

Add-Ons > TimeSheet>Create Report

เลือก Calendar และ กำหนดช่วงระยะเวลาที่ต้องการ

ผลที่ได้

เช่น หัวข้อ #1.8 พัฒนาระบบหน่วยตรวจสอบภายใน ก็จะสามารถดูรายละเอียดและจำนวนชั่วโมงได้

และเอาไปใส่ใน TOR ได้แระ

ส่วน Google Sheets บันทึกผลข้างต้น ก็เอาไป Share ได้ตามปรกติ

หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ