Case Study: ระบบประเมินผลออนไลน์ด้วย Google Sheets แบบแก้ไขได้เฉพาะส่วนของตนเอง แต่มองเห็นของคนอื่นได้ด้วย

โจทย์มีอยู่ว่า

  • ต้องการระบบประเมินผล Online ให้อาจารย์จากหลาย ๆ มหาวิทยาลัย จำนวน 5 ท่าน ประเมินผลการทำงาน ในมุมมองต่าง ๆ แยกตาม Sheet
  • และ ในแต่ละมุมมอง อาจารย์แต่ละท่าน สามารถเลือกตัวเลือกจาก Dropdown ในคอลัมน์ของตนเองในแต่ละหัวข้อย่อย
  • แต่ในขณะเดียวกัน สามารถมองเห็นได้ด้วยว่า อาจารย์ท่านอื่นให้คะแนนหัวข้อย่อยนั้นว่าอย่างไร แต่จะไม่สามารถแก้ไขของท่านอื่น หรือ แก้ไขส่วนอื่น ๆ ได้
  • มีระบบสรุปคะแนนอัตโนมัติ

เริ่มกันเลย

ลองคลิกไปดูตัวอย่างได้ที่นี่

สร้าง Google Sheets โดยมีทั้งหมด 5 Sheets แต่ละ Sheet มีคอลัมน์แรก เป็นรายการที่จะประเมิน คอลัมน์ B – F เป็นส่วนที่ผู้ประเมินแต่ละท่านใช้ในการประเมิน

ชีตที่ 1 -3 เป็น มุมมองในการประเมิน

Sheet “มุมมองที่ 1”
Sheet “มุมมองที่ 2”
Sheet “มุมมองที่ 3”

ชีตที่ 4 เป็น Rubric Score หรือ ค่าที่จะใช้ทำ Dropdown ด้วย V Lookup

Rubric Score

ชีตที่ 5 เป็น Summary เอาไว้แสดงภาพรวมการประเมิน (ใช้ในภายหลัง)

Summary

สร้าง Dropdown

ไปที่ ชีต “มุมมองที่ 1” ที่เซล B7 (หัวข้อประเมินแรก ของผู้ประเมินคนแรก) แล้ว “คลิกขวา” เลือก Data Validation …

จากนั้น ในบรรทัด On invalid data เลือก Reject input
ในบรรทัด Criteria คลิกที่ช่องด้านหลัง

แล้วไปคลิก ชีต “RubricScore” และเลือกส่วนที่จะมาแสดงใน Dropdown นั่นคือ “Not Met”, “Partially Met” และ “Met” แล้วคลิกปุ่ม OK

จากนั้น กลับมาคลิกปุ่ม Save

จากนั้น ก็ Copy เซล B7 ไปยังทุก ๆ ส่วนที่จะทำการประเมิน

เพิ่มผู้ประเมินเป็น Editor

คลิกปุ่ม Share แล้วกรอก Email Address ซึ่งเป็น Google Account ของผู้ประเมินทั้ง 5 คนลงไป ให้เป็น Editor จากนั้นคลิกปุ่ม Send

ในขั้นตอนนี้ ทุกคนที่เป็น Editor สามารถเข้ามาแก้ไข ทุกส่วน ของ Google Sheets นี้ได้ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ ต่อไป จะเป็นการกำหนด ส่วนที่ แต่ละคนจะสามารถแก้ไขได้

กำหนดส่วนที่ผู้ประเมินแก้ไขได้

คิดเหมือนกับ การเจาะช่อง ให้เฉพาะส่วนที่กำหนดนี้ ให้มีการแก้ไขได้

คลิกเมนู Tools > Protect sheet
แล้วคลิก Except certain cells
ในที่นี้คือ B:F

แล้วเลือก Editor ทุกคน ให้สามารถ แก้ไขได้
จากนั้นคลิกปุ่ม Done

ตอนนี้ ทั้ง 5 คนจะสามารถแก้ไขสิ่งที่อยู่ในคอลัมน์ B-F ได้ แต่ยังมีปัญหาคือ อ.สมชาย สามารถแก้ไขข้อมูลในคอลัมน์ของ อ.สมหญิง ได้อยู่

กำหนดให้ผู้ประเมินแก้ไขได้เฉพาะคอลัมน์ของตนเอง

ต่อไป กำหนดให้ อ.สมศรี แก้ไขได้เฉพาะคอลัมน์ C ซึ่งเป็นของตนเองเท่านั้น
เลือก คอลัมน์ C
คลิกเมนู Data > Protected sheets and ranges …
คลิกปุ่ม Set Permissions

จากนั้น เลือกเฉพาะ email ของ อ.สมศรี เท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้
แล้คลิกปุ่ม Done

ทำซ้ำกระบวนการนี้ กับ ผู้ประเมินทุกคน ให้แก้ไขได้เฉพาะของตนเองเท่านั้น
ตอนนี้ อ.สมศรี จะเห็นหน้าจออย่างนี้
กล่าวคือ แก้ไขได้เฉพาะส่วนของตนเองเท่านั้น

Save เป็น Macro

ทำเช่นนี้กับ มุมมองที่เหลือ หรือ จะ Save Macro ก็ได้
โดยคลิก เมนู Tools > Macros
จากนั้น ทำกระบวนการที่ต้องการให้บันทึกไปเรื่อย ๆ แล้ว Save
แล้ว ค่อยไป Run Macro ที่สร้างขึ้น ในชีตที่ต้องการ

Macro จะมีหน้าตาประมาณนี้

หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.