Microsoft Office – Page 6 – CoP PSU IT Blog

การสร้างฟอร์มกรอกข้อมูลใน Word

June 22, 2018 11:11

เราอาจจะสร้างฟอร์มเพื่อส่งให้ผู้อื่นกรอกเอกสาร ตามฟอร์มที่เราออกแบบไว้ โดยจะต้องไปเรียกใช้ Develper ที่แถบ Ribbon โดยไปที่เมนู File –> Options –> Customize Ribbon เลือก Develper ดังรูป จะเห็นว่ามีแถบ Developer ปรากฏอยู่ เรามาเริ่มสร้างฟอร์มกัน ในที่นี้จะสร้างฟอร์มเล็ก ๆ ดังรูป จากนั้นคลิกแถบ Developer แต่ละ Control ที่จะนำมาใช้ แต่ละตัวทำหน้าที่อะไรบ้าง หมายเลข 1 เป็นข้อความที่สามารถจัดรูปแบบได้ หมายเลข 2 เป็นข้อความที่กรอกอิสระ หมายเลข 3 เป็นการแทรกรูปภาพ หมายเลข 4 เป็นฟิลด์รายการที่มีตัวเลือก สามารถเลือกได้ หมายเลข 5 เป็นการแทรกฟิลด์แบบมีตัวเลือก เช่นเดียวกับหมายเลข 4 หมายเลข 6 เป็นรูปแบบวันที่ให้เลือก จากนั้นเมื่อเรารู้จักหน้าที่ของแต่ละ Control แล้ว เราก็เลือกใช้ให้ตรงกับความต้องการ โดยในส่วนของตำแหน่ง เราจะใช้ Combo box เมื่อคลิก Combo box 1 ครั้งให้ไปเลือกที่ Properties จากนั้นจะปรากฏดังรูป เมื่อเรียบร้อยแล้วจะได้ดังรูป เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อความหัวข้อ คือให้กรอกได้เฉพาะข้อมูลที่มีช่องให้กรอกเท่านั้น โดยไปที่แถบ Developer –> Restrict Editing จะแสดงดังรูป จากนั้นที่ข้อ 2 ให้ติ๊กเลือกและกำหนดเป็น Filling in forms เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อความ แล้วคลิกปุ่ม “Yes, Start Enforcing Protection” จะแสดง Dialog ดังรูป ระบุ Password ที่จะใช้ป้องกันการแก้ไขข้อความ จากนั้นคลกปุ่ม “OK” จากนั้นลองไปคลิกที่หัวข้อจะไม่สามารถแก้ไขข้อความได้ จะแก้ไข/กรอกได้เฉพาะที่ให้กรอกข้อมูลนั้น

เทคนิคการใช้ Word ในการทำบรรณานุกรม

February 1, 2018 15:44

ในการทำเอกสารงานวิชาการ/งานวิจัย เมื่อเราอ่านเอกสารจากบทความหรือหนังสือต่าง ๆ แล้วมาเขียนในงานของเราจะต้องมีการอ้างอิงที่มาของเนื้อหาดังกล่าว โดยไปที่ References คลิก Insert Citation คลิก Add New Source จะแสดง Dialog ดังรูป Type of Source ให้เลือกประเภทของแหล่งข้อมูลเนื้อหาตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ, เอกสารวิชาการ, Conference Proceeding, รายงาน, เอกสารอิเล็กทรอนิกส์, จาก Website ต่าง ๆ ก็สามารถทำอ้างอิงได้ ในที่นี้ขอเลือก Book Author ระบุชื่อผู้แต่ง Title ระบุชื่อหนังสือ Year ระบุปีที่พิมพ์ City ระบุชื่อเมืองที่พิมพ์ Publisher ระบุสำนักพิมพ์ จากนั้นคลิก OK ก็จะได้อ้างอิง ดังรูป พอเราทำเอกสารเสร็จทั้งหมดไปถึงหน้าสุดท้ายแล้ว ถึงเวลาที่เราต้องทำบรรณานุกรมแล้ว ไปที่ References ที่ Style เราสามารถเลือกได้ว่าจะใช้มาตรฐานการอ้างอิงแบบไหน ส่วนใหญ่ก็จะเป็น APA จากนั้นคลิกที่ Bibliography คลิกเลือก Bibliography ก็จะได้บรรณานุกรม ดังรูปโดยที่เราสามารถปรับแต่งขนาดตัวอักษร จัดรูปแบบ และยังสามารถอัพเดตอ้างอิงและบรรณานุกรมได้ด้วยค่ะ อาจจะเป็นเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่คิดว่าคงมีประโยชน์กับผู้ที่ทำเอกสารงานวิชาการ/งานวิจัยนะคะ

รู้จักฟังก์ชัน Excel ตอนที่ 2 เรื่อง ตระกูลท่าน Count (COUNTIF, COUNTIFS)

July 13, 2017 14:52

พบกันอีกครั้งนะคะ กับ Excel ตอน ตระกูลท่าน Count ตอนที่ 2 ค่ะ สำหรับตอนที่ 2 นี้จะเป็นการแนะนำการใช้ Function COUNTIF และ COUNTIFS มาเริ่มกันเลยค่ะ COUNTIF เป็น Function ที่ใช้สำหรับนับข้อมูลตามเงื่อนไขที่เราต้องการ 1 เงื่อนไข เช่น ต้องการนับจำนวนคนที่ได้เกรด A : เงื่อนไขคือ “คนที่ได้เกรด A” ต้องการนับจำนวนคนที่ได้คะแนนมากกว่า 75 : เงื่อนไขคือ “คะแนนมากกว่า 75” รูปแบบ Function คือ COUNTIF(range, criteria) range คือ ช่วงข้อมูลที่ต้องการนับจำนวน criteria คือ เงื่อนไขที่ต้องการ ตัวอย่าง จากตัวอย่าง สิ่งที่ต้องการคือ หาจำนวนคนที่ได้เกรด A ดังนั้น range คือ ช่วง D3 ถึง D7 criteria คือ “A” ดังนั้นสิ่งที่จะได้เมื่อเขียน Function คือ =COUNTIF(D3:D7,”A”) ผลลัพธ์ที่ได้คือ 2 ดังภาพ COUNTIFS เป็น Function ที่ใช้สำหรับนับข้อมูลตามเงื่อนไขที่เราต้องการโดยเงื่อนไขนั้นมีมากกว่า 1 เงื่อนไข เช่น ต้องการนับจำนวนคนที่ได้เกรด A และเป็นเพศหญิง : เงื่อนไขคือ “คนที่ได้เกรด A” และ “เพศหญิง” ต้องการนับจำนวนเด็กเข้าอบรมได้คะแนนมากกว่า 60 แต่น้อยกว่า 79 : เงื่อนไขคือ “คะแนนมากกว่า 60 แต่น้อยกว่า 79” รูปแบบ Function คือ COUNTIF(range_criteria1, criteria1, [range_criteria2, criteria2],…) range_criteria1 คือ ช่วงข้อมูลที่ต้องการนับจำนวนของเงื่อนไขที่ 1 ค่านี้จำเป็นต้องระบุ criteria1 คือ เงื่อนไขที่ต้องการ เงื่อนไขแรก ค่านี้จำเป็นต้องระบุ range_criteria2 คือ ช่วงข้อมูลที่ต้องการนับจำนวนของเงื่อนไขที่ 2 ค่านี้ไม่จำเป็นต้องระบุ criteria2 คือ เงื่อนไขที่ต้องการ เงื่อนไขที่สอง ค่านี้ไม่จำเป็นต้องระบุ สามารถระบุเงื่อนไขที่ต้องการได้เรื่อย ๆ ตัวอย่าง จากตัวอย่าง สิ่งที่ต้องการคือ หาจำนวนคนที่ได้เกรด A และได้คะแนนมากกว่า 90 ดังนั้น เงื่อนไขแรก range_criteria1 คือ ช่วง D3 ถึง D7 criteria1 คือ “A” เงื่อนไขที่สอง range_criteria2 คือ ช่วง E3 ถึง E7 criteria2 คือ “>=90” ดังนั้นสิ่งที่จะได้เมื่อเขียน Function คือ =COUNTIFS(D3:D7,”A”,E3:E7,”>=90″) ผลลัพธ์ที่ได้คือ 1 ดังภาพ สำหรับเรื่องราวของตระกูลท่าน Count ก็จบลงในตอนที่ 2 แต่เพียงเท่านี้ หวังว่าคงเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะคะ แล้วพบกันใหม่ตอนหน้าค่ะ

รู้จักฟังก์ชัน Excel ตอนที่ 1 เรื่อง ตระกูลท่าน Count

July 13, 2017 13:06

หลาย ๆ ท่านคงใช้ Excel อยู่ในชีวิตประจำวันไม่มากก็น้อย อาจจะชินตากับ Function Count กันอยู่บ่อย ๆ แต่ Function นี้ ไม่ได้มาเดี่ยว ๆ นะคะ ยังมีญาติ ๆ ในตระกูลอีกเพียบเลย มาดูกันค่ะว่า มีอะไรบ้าง และแต่ละ Function นั้นทำงานกันอย่างไรค่ะ COUNT COUNTA COUNTBLANK COUNTIF COUNTIFS Function ตระกูล Count หลัก ๆ ที่ผู้เขียนใช้งานจะมี 5 Function ข้างต้นนะคะ สำหรับในตอนที่ 1 นี้ ผู้เขียนจะนำเสนอ 3 ฟังก์ชันแรกก่อนก็คือ COUNT, COUNTA และ COUNTBLANK ค่ะ ส่วนอีก 2 Function สามารถติดตามต่อได้ในตอนที่ 2 นะคะ COUNT สำหรับฟังก์ชันนี้ จะใช้สำหรับนับจำนวนเฉพาะตัวเลข โดยไม่นับตัวอักษรและช่องว่าง ที่อยู่ในช่วงที่เรากำหนด(range) หรือเลือกทีละค่า(value) ตามที่เราต้องการ รูปแบบ Function แบบ value คือ COUNT(value1, [value2],…) value1 คือ ค่าข้อมูลแรกที่ต้องการนับจำนวน ในที่นี้คือใส่ทีละค่า ค่านี้จำเป็นต้องระบุ value2 คือ ค่าข้อมูลที่สอง ที่ต้องการนับจำนวน ไม่จำเป็นต้องมี สามารถเลือกค่าได้เรื่อย ๆ ตัวอย่าง ภาพที่ 1 การเลือกทีละค่าเพื่อนับจำนวนโดยใช้ Function Count รูปแบบ Function แบบ range คือ COUNT(value1, [value2],…) value1 คือ ค่าข้อมูลแรกที่ต้องการนับจำนวนในที่นี้คือใส่เป็นช่วง การระบุคือ จุดเริ่มต้น:จุดสิ้นสุด ค่านี้จำเป็นต้องระบุ value2 คือ ค่าข้อมูลที่สอง ที่ต้องการนับจำนวน ไม่จำเป็นต้องระบุ สามารถเลือกค่าได้เรื่อย ๆ ตัวอย่าง ภาพที่ 2 การเลือกค่าเป็นช่วงเพื่อนับจำนวนโดยใช้ Function Count ผลลัพธ์ที่ได้ หมายเหตุ เนื่องจาก จากภาพที่ 1 และ 2 มีการเลือกค่าเท่ากับการเลือกแบบช่วงดังนั้นค่าที่ได้จะเท่ากันค่ะ จากผลลัพธ์ที่ได้ จะเห็นได้ว่า Function Count จะนับเฉพาะตัวเลขเท่านั้น ส่วนตัวอักษรหรือช่องว่าง จะไม่ถูกนับค่ะ ซึ่งจะเห็นได้ว่า ข้อมูลคำนำหน้า เกรดและคะแนน จะนับได้แค่ 0 เนื่องจากมีช่องว่างข้อมูลและข้อมูลใน Column นั้นเป็นตัวอักษรค่ะ COUNTA สำหรับฟังก์ชันนี้ จะใช้สำหรับนับจำนวนข้อมูลทั้งหมดทั้งตัวอักษรและตัวเลข แต่ไม่นับช่องว่าง ที่อยู่ในช่วงที่เรากำหนด(range) หรือเลือกทีละค่า(value) ตามที่เราต้องการดังภาพค่ะ รูปแบบ Function แบบ value คือ COUNTA(value1, [value2],…) value1 คือ ค่าข้อมูลแรกที่ต้องการนับจำนวน จะระบุทีละค่าหรือระบุเป็นช่วงก็ได้ แต่ค่านี้จำเป็นต้องระบุ value2 คือ ค่าข้อมูลที่สอง ที่ต้องการนับจำนวน ไม่จำเป็นต้องมี สามารถเลือกค่าได้เรื่อย ๆ ตัวอย่าง จากผลลัพธ์ที่ได้ จะเห็นได้ว่า Function CountA จะนับข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นช่องว่าง จะไม่ถูกนับค่ะ ซึ่งจะเห็นได้ว่า ข้อมูลเกรดและคะแนน จะนับได้แค่ 4 เนื่องจากมีช่องว่างข้อมูลละช่อง COUNTBLANK สำหรับฟังก์ชันนี้ จะใช้สำหรับนับจำนวนเฉพาะช่องว่าง ที่อยู่ในช่วงที่เรากำหนด(range) รูปแบบ Function แบบ value คือ COUNTBLANK(range) range คือ ช่วงของข้อมูลที่ต้องการ ตัวอย่าง จากผลลัพธ์ที่ได้ จะเห็นได้ว่า Function CountBlank จะนับเฉพาะข้อมูลที่เป็นช่องว่างค่ะ ซึ่งจะเห็นว่าข้อมูลในที่นี้มีช่องเกรดและช่องคะแนน ที่มีช่องว่าง Column ละช่อง สำหรับในตอนที่ 1 ก็ขอจบลงเพียงเท่านี้ สามารถติดตาม

สั่งให้ Excel พูดด้วยเครื่องมือ Speak Cells

July 11, 2017 14:09

สำหรับ blog ในวันนี้ ทางผู้เขียนขอแนะนำเทคนิคการใช้งานเครื่องมือใน Quick Access Toolbar (QAT) ที่จะสามารถทำให้เราทำงานได้เร็วขึ้น โดยการเลือกเครื่องมือที่มีการใช้งานบ่อยๆ มาไว้ในที่ที่เข้าถึงง่าย แล้ว Quick Access Toolbar คืออะไร ? อธิบายแบบง่ายๆ เลยนะ มันคือ แถบคำสั่งที่อยู่มุมบนด้านซ้ายของตัวโปแกรมชุด Office ไม่ว่าจะเป็น Excel, Word หรือ PowerPoint เพื่อให้เราสามารถเรียกใช้งานคำสั่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ที่เราเห็นอยู่บ่อยๆ คือพวกปุ่ม Save, Undo, Redo นั่นแหละ แล้วถ้าหากเราต้องการ Add คำสั่งอื่นๆ เพิ่มเข้ามาละ จะต้องทำยังไง ? วิธีการเพิ่มคำสั่งใน Quick Access Toolbar วิธีที่หนึ่ง สามารถ Add ได้จากปุ่มที่เห็นอยู่แล้ว ดูตัวอย่างได้ตามรูปด้านล่าง คลิกขวาบนคำสั่งที่ต้องการ จากนั้นเลือก Add to Quick Access Toolbar วิธีที่สอง คลิก Add More Command (วิธีนี้สามารถเลือกคำสั่งแบบแปลกๆ ที่เราไม่ค่อยจะได้เห็นเข้ามาได้ด้วย) ดูตัวอย่างได้ตามรูปด้านล่าง คลิกเลือกสัญลักษณ์ สามเหลี่ยม ดังรูป เลือก “More Commands…” Choose commands from ให้เลือกแสดงเป็นแบบ All Commands หากอยากเห็นทั้งหมด หรือจะเลือกแบบ Commands Not in the ribbon ก็ได้นะ เดี๋ยวมันจะกรองให้ ตัวอย่างดังรูป จากนั้นเราจะเห็นเมนูทั้งหมด สามารถเลือกคำสั่งที่ต้องการและ คลิกปุ่ม “Add” จากนั้นคลิกปุ่ม “OK” เพื่อยืนยันการเพิ่มคำสั่งดังกล่าว สำหรับคำสั่งที่เราจะเลือกแนะนำใน Blog นี้คือ คำสั่ง “Speak Cells” เมื่อเรา Add Commands เสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็จะเห็นสัญลักษณ์คำสั่งดังกล่าวเพิ่มเข้ามาในส่วนของ Quick Access Toolbar ซึ่งประโยชน์ของเจ้าคำสั่งนี้เนี่ย คือการที่โปรแกรมจะช่วยทวนสิ่งที่เราพิมพ์เข้าไป เพื่อลดความผิดพลาด โดยไม่ต้องมานั่งเสียเวลาอ่านทวนซ้ำในสิ่งที่เราพิมพ์เข้าไปนั่นเอง (แต่ต้องเป็นภาษาอังกฤษนะ) ทางผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่า เกร็ดความรู้เล็กๆน้อยๆ เหล่านี้น่าจะมีประโยชน์สำหรับใครหลายๆ คน (รวมถึงตัวผู้เขียนด้วย) ซึ่งนอกเหนือจาก Commands ดังกล่าวนั้น Excel ก็ยังมีเครื่องมือเจ๋งๆ ที่เราสามารถ Add เข้ามายัง Quick Access Toolbar เพิ่มเติมได้อีกเยอะแยะมากมาย ผู้อ่านสามารถทดลองคลิกๆ เลือกๆ เพิ่มเข้ามาได้เลย ไม่ต้องกลัวโปรแกรมจะเจ๊งงงงนะ ไม่ลองเล่นก็จะไม่รู้น่ะแจ๊ะ แฮ่ ^____^ ขอบคุณแหล่งข้อมูลอ้างอิง https://www.sara2u.com/tips-trick.html http://www.inwexcel.com/