Excel – Page 2 – CoP PSU IT Blog

พิมพ์ข้อความใน Excel แล้วให้มีเสียงพูด

May 26, 2021 18:31

วันนี้มาแนะนำเทคนิคง่าย ๆ ในการพิมพ์ลงในเซลให้มีเสียงอ่านอัตโนมัติ เราพิมพ์อะไรลงไปก็ให้มันอ่านคำนั้นออกมา มีวิธีการตั้งค่ายังไง มาดูกันค่ะ 1.เปิด Excel ขึ้นมา ไปที่เมนู File > More > Options ตั้งค่าดังรูปข้างต้น จากนั้นจะมี Icon ดังกล่าวแสดงที่แถบ Ribbon ดังรูป วิธีการใช้งานให้คลิกปุ่มข้างต้น 1 ครั้ง สังเกตว่าเมื่อคลิกคือเปิดการใช้งาน จะแสดงในลักษณะเหมือนถูกกด ถูกคลิก ถูกใช้งาน จากนั้นมาทดสอบพิมพ์ข้อความช่องไหนก็ได้ เช่นพิมพ์คำว่า Hello แล้วกดปุ่ม “Enter” มันก็จะอ่านว่า “Hello” พิมพ์ประโยค แล้วกดปุ่ม “Enter” ก็จะอ่านทั้งประโยค พิมพ์ตัวเลข เช่น 1 ก็จะอ่านว่า “one” ข้อจำกัดคือจะอ่านเฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น!! หากไม่ใช้งาน Function ดังกล่าวแล้วก็กดที่ปุ่มเดิม เพื่อยกเลิกการใช้งานค่ะ อันนี้เป็นเทคนิคน้อย ๆ นะคะในการใช้ Excel การพิมพ์แล้วให้มีเสียงยังไง

การนับจำนวนข้อมูลโดยใช้ Pivot Table

May 25, 2021 07:21

ตามปกติหากเราต้องการนับจำนวนข้อมูลที่ซ้ำๆ กัน ว่ามีจำนวนเท่าไหร่ใน Excel หลาย ๆคนคงใช้ฟังก์ชัน COUNTIF ในการนับจำนวนกัน แต่วันนี้มีอีกวิธีที่จะมานำเสนอนั้นคือการใช้ Pivot Table ในการนับจำนวน ซึ่งใช้งานง่ายและไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิดค่ะ ลองมาดูวิธีกันเลยนะคะ ใน excel ที่เรามีข้อมูลซ้ำ ๆ กันหน้าตาแบบนี้ 2. ไปที่เมนู Insert เลือก Pivot Table 3. ปรากฏหน้าจอ Create PivotTable เพื่อให้เลือกกลุ่มของข้อมูลที่ต้องการนับจำนวน ให้เลือกคอลัมน์ที่ต้องการนับจำนวน แล้วกดปุ่ม OK ดังรูป 4. ปรากฏหน้าจอการทำงานของ Pivot Table ให้เลือกลากข้อมูลชื่อ-สกุล มาไว้ในช่อง Rows และ Values สังเกตุว่าในช่อง Values ใน Excel จะใช้ฟังก์ชัน Count ให้เราโดยอัตโนมัติ ดังรูป 5. แสดงข้อมูลผลลัพธ์ของการนับจำนวนโดยใช้ Pivot Table ดังรูป เป็นไงบ้างคะ ยังไงก็ลองดูเอาไว้เป็นทางเลือกนะคะ เพราะบางคนอาจจะไม่ถนัดในการใช้สูตร คิดว่าวิธีนี้ก็น่าจะเป็นอีกวิธีที่น่าสนในค่ะ ^^

การสลับข้อมูลจาก Column เป็น Row ใน Excel

November 18, 2020 16:55

ท่านผู้อ่านที่ใช้งาน Excel น่าจะเคยเจอปัญหาหรือมีความต้องการที่ว่า มีข้อมูลที่มีลักษณะเป็น Column แต่ต้องการย้ายให้มาแสดงในรูปแบบ Row ถ้าต้อง copy แล้วมา paste ทีละตัวคงไม่สะดวกอย่างแน่นอน แต่ Excel ได้จัดเตรียมเครื่องมือสำหรับแก้ปัญหาเหล่านี้เอาไว้แล้ว ลองไปดูกันเลย 1.สมมติเรามีข้อมูลชื่อเดือนเก็บอยู่ในเ Excel ในคอลัมน์เดียวกันเรียงกันลงมาดังรูป 2. เลือกข้อมูลที่ต้องการย้ายทั้งหมดแล้ว copy เก็บไว้ 3. ไปยัง sheet หรือ cell ที่ต้องการ จากนั้นคลิกขวา ใต้เมนู Paste Options เลือกไอคอนที่ 4 (Transpose) 4. ก็จะได้ข้อมูลมาอยู่ในรูปแบบแนวนอน ดังรูป 5. จากข้อ 2 ถ้าเราเลือกเมนู Paste Special… จะปรากฏ dialog ดังรูป ให้เลือก Transpose จากกดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน ก็จะได้ผลลัพธ์เหมือนกัน นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้ฟังก์ชัน TEXTJOIN() โดยฟังก์ชันนี้จะทำหน้าที่รวมข้อความจากช่วงข้อมูลหรือข้อความหลายๆ ส่วนเข้าด้วยกันและสามารถระบุตัวคั่นระหว่างข้อมูลได้ด้วย โดยฟังก์ชันนี้จะมี parameter สามส่วนหลักๆ คือ พารามิเตอร์ คำอธิบาย ตัวคั่น สตริงข้อความไม่ว่าจะเป็นสตริงข้อความว่าง, ประกอบอักขระอย่างน้อย 1 ตัวในอัญประกาศ หรือมีการอ้างอิงไปยังสตริงข้อความที่ถูกต้อง ถ้ามีตัวเลขอยู่ก็ถือว่าเป็นข้อความ ignore_empty ถ้าเป็นค่า TRUE ให้ละเว้นเซลล์ว่าง text1 รายการข้อความที่จะถูกรวมเข้าด้วยกัน สตริงข้อความ หรืออาร์เรย์ของสตริง เช่น ช่วงเซลล์ [text2, …] รายการข้อความเพิ่มเติมที่จะถูกรวมเข้าด้วยกัน สามารถมีอาร์กิวเมนต์ข้อความสำหรับรายการข้อความได้สูงสุด 252 รายการ รวมถึง text1 แต่ละรายการสามารถเป็นสตริงข้อความหรืออาเรย์ของสตริงได้ เช่น ช่วงเซลล์ ตัวอย่างการใช้งานดังรูป จะเห็นว่าถ้าเป็นวิธีใช้ฟังก์ชัน TEXTJOIN ข้อมูลจะถูกนำมารวมในฟิลด์เดียวกัน ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับการเลือกนำไปประยุกต์ใช้ ว่าวิธีการไหนจะเหมาะกับงานตัวเอง ก่อนจะจากไป ขอแถมอีกวิธีบน MS Word เผื่อใครอยากทำอะไรคล้ายๆ แบบนี้ วิธีการคือ 1. ข้อมูลแยกกันอยู่คนละบรรทัด ดังตัวอย่าง 2. เลือกข้อมูลทั้งหมด จากนั้นกด Ctrl + H จะปรากฏ dialog “Find and Replace” ดังรูป 3. ป้อน ^p ในช่อง Find what: และป้อน , ลงในช่อง Replace with: จากนั้นกด Replace All ข้อมูลทั้งหมดจะถูกยุบมาอยู่ในบรรทัดเดียวกัน โดยมี , คั่นอยู่ระหว่างข้อมูลแต่ละบรรทัด ดังรูป ซึ่งเทคนิคนี้ก็คือการแทนที่อักขระขึ้นบรรทัดใหม่ ด้วย , นั่นเอง ก็หวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้น่าจะมีประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย จนกว่าจะพบกันใหม่ สวัสดีครับ อ้างอิง • https://superuser.com/questions/240858/convert-a-column-into-a-comma-separated-list• http://www.saranitus.com/2018/10/ย้ายข้อมูลจาก-row-เป็น-column-ใน-excel-2016.html• https://www.it-guides.com/training-a-tutorial/office-tutorial/transpose-microsoft-excel-2007• https://support.microsoft.com/th-th/office/textjoin-ฟังก์ชัน-textjoin-357b449a-ec91-49d0-80c3-0e8fc845691c

มาจัดการข้อมูลซ้ำ ๆ และเอาข้อมูลล่าสุดกัน ใน Excel

October 5, 2020 11:48

สืบเนื่องจากเมื่อ 2-3 เดือนก่อน มีโอกาสได้ทำแบบสอบถาม เก็บข้อมูลนักศึกษา แล้วนักศึกษากรอกข้อมูลมาซ้ำ ๆ กันหลายคน และเราจะเอาแค่ข้อมูลล่าสุดเท่านั้น ทำไงกันดีนะ….. ในเมื่อแบบสอบถาม export ออกมาเป็น excel ได้ เราก็มาลองดูว่าทำไงได้บ้าง เล่นไปเล่นมา เฮ้ย ง่ายจุง ได้ข้อมูลตามต้องการด้วยสิ มาดูกัน จากภาพ เราต้องทำการ Sort รหัสนักศึกษาและ Timestamp ล่าสุด สุ่มดูคร่าว ๆ รหัสนักศึกษา 6110610025 มีรายการซ้ำ เมื่อจัดการข้อมูลซ้ำและให้เหลือเฉพาะข้อมูลล่าสุด ต้องเป็นแถวที่ 42 จากนั้นคลิกแท็บ Data –> Remove Duplicates เลือกเลือกเฉพาะ รหัสนักศึกษา ซึ่งมันซ้ำกันอยู่ เมื่อเรียบร้อยแล้วจะแสดง Dialog แจ้งบอก มี 28 รายการที่ซ้ำและได้ลบออกไปแล้ว 165 รายการที่ไม่ซ้ำ สุ่มดู รหัส 6110610025 จะพบแค่รายการล่าสุดเท่านั้น เป็นวิธีที่ง่ายมาก ลองนำไปใช้กันดูนะคะ แล้วพบกันใหม่ค่ะ…..