จากที่ Google Apps for Education หรือ Google Workspace for Education ปัจจุบัน ซึ่งจากเดิม ชูนโยบาย Unlimited Storage มาเป็น 100 GB ต่อ คน และ 100 TB ต่อ องค์กร — เพียงพอ ต่อการใช้งานเพื่อการศึกษาจริง ๆ ถ้าจัดการให้ดี เหตุแห่งการเปลี่ยนแปลง ผมว่า ก็เรา ๆ นี่แหล่ะ ใช้พื้นที่เค้าแบบไม่ใช่เพื่อการศึกษา ต้องยอมรับก่อน แล้วเรามาแก้ไขกัน มีบางคนในองค์กร เอาไปเก็บไฟล์หนัง ไม่เกี่ยวกับการศึกษา จริงหรือไม่ รู้อยู่แก่ใจ, เรื่องนี้ Super Admin ขององค์กรตรวจสอบได้ ด้วย Google Vault จัดการให้เด็ดขาด (Super Admin รายงานได้ ผู้มีอำนาจต้องตัดสินใจ … กล้าไม๊ ค่อยมาดูกัน) บางองค์กรไม่มีมาตรการควบคุมบัญชี สร้างมากเกินความจำเป็น แล้วบางคนเอาบัญชีไปขายใน Lazada, Shopee จริงไม่จริง รู้อยู่แก่ใจ บางคน เอาแต่ประโยชน์ส่วนตน ได้สิทธิ์ แต่เอาพื้นที่ Shared Drives ไปปล่อยให้ เว็บโป๊ เว็บหนังซีรี่ ใช้พื้นที่ซะงั้น ก็เป็นธรรมดา Google ลงทุนทรัพยากร แต่ไม่ได้ใช้ให้ถูกตามวัตถุประสงค์ ก็ต้องมีการควบคุม งานส่วนตัว ใช้ My Drive, งานของหน่วยงาน ใช้ Shared Drives จบ (บางคนบอกว่า ย้ายไป Microsoft OneDrive ก็ได้วะ 5TB … ทำเหมือนเดิม เดี๋ยวก็จะได้ผลเหมือนเดิม) ผมได้เล่าไว้บ้างแล้ว เกี่ยวกับการใช้พื้นที่ของ Shared Drives มาดูวิธีแก้ปัญหากันดีกว่า จากเดิม คนในสำนักงานก็จะชอบใช้ My Drive แล้ว Share ให้คนในหน่วยงานใช้กัน ก็เข้าใจได้ เพราะตอนแรกไม่มี Shared Drives เคยทำอย่างไรก็จะทำอย่างนั้น ไม่ชอบเปลี่ยนแปลง ถึงเวลาต้องเปลี่ยนแล้ว คือ งานส่วนรวม เอาไปเก็บใน Shared Drive เอาหล่ะ สมมุติว่า เราเคยใช้ Folder หนึ่ง เก็บสารพัดสิ่งที่เกี่ยวกับงานจริง ๆ แต่มันอยู่ใน My Drive (พื้นที่ส่วนตัว) สมมุติใช้ Folder ชื่อ parent ในนั้นมี Sub folder ย่อย และมีไฟล์ย่อย ๆ ซ้อน ๆ ลงไปจำนวนมาก แนะนำว่า แต่ละหน่วยงาน เช่น ระดับภาควิชา หรือ ระดับหน่วยงาน ไปสร้างพื้นที่ไว้บน Shared Drives ปัญหาคือ … การย้ายไฟล์จาก Google Drives ไปยัง Shared Drives นั้น ทำได้ในระดับไฟล์ ไม่สามารถย้ายทั้ง Folder ได้ ใครใคร่ย้าย ก็เลือกไฟล์ แล้วคลิกขวา Move to ไป แต่กรณี ของผมมีไฟล์ ที่สร้างจากอุปกรณ์ ขนาด 400-800 kb จำนวน …. 60 GB คิดคร่าว ๆ 2 ไฟล์ เป็น 1 MB ก็ราว ๆ 60 x 1024 x 2 = 122,880
