Mail ขอนัดประชุมต้องประกอบด้วยอะไรบ้าง

ช่วงนี้เป็นช่วงที่ต้อง Mail ขอนัดประชุมเพื่อขอข้อมูลเพื่อจัดทำ Data Lake จากหลายๆหน่วยงานเป็นจำนวนมาก เลยลองตั้งคำถามว่า “mail ขอนัดประชุมควรจะประกอบด้วยหัวข้ออะไรบ้าง” ถึงจะครบถ้วน เหมาะสม สือสารตรงจุด ผู้รับ Mail อยากจะตอบรับ อยากประชุมกับเรา ผลการค้นหาและประมาณผลด้วยตัวเองออกมาประมาณนี้ครับ

Subject Mail
Subject Mail ต้องชัดเจนและกระชับ ช่วยให้ผู้เห็น Subject Mail แล้วพอจะรับรู้ได้ว่าเนื้อ Mail จะเกี่ยวกับเรื่องอะไร
เช่น
ขอนัดประชุมเรื่อง….
ขอเชิญประชุมเรื่อง…
ขอนำเสนอผลงานเรื่อง…
ขอนัดปรึกษาเรื่อง…
ขอชี้แจ้งเรื่อง…
เริ่มเนื้อ Mail ด้วยการทักทายที่สุภาพและเหมาะสมกับความสัมพันธ์ ตำแหน่งหน้าที่ วัยวุฒิ
ทักทายด้วยตำแหน่ง สำหรับผู้ใหญ่ ผู้บริหาร
เช่น เรียน ่ทานผู้อำนวยการ../่ท่านคณบดี
ทักทายด้วยสวัสดี สำหรับทั่วไปและคนที่รู้จักกันมาก่อน
เกริ่นนำ ที่มาที่ของการขอนัดประชุม วัตถุประสงค์ของการขอประชุม
ถึงจะมีการพูดคุยกันมาก่อนแล้วก็ตาม เกริ่นนำ และบอกวัตถุประสงค์ก็ต้องมีอย่างชัดเจน อย่างคิดว่าเคยรับรู้หรือเคยคุยมาแล้วไม่ต้องบอก เพราะบางครั้งก็มีลืมกันบ้าง หรือทางผู้รับ mail อาจจะ forword mail ต่อไปให้ท่านอื่นๆที่ไม่ได้รับรู้เรื่องที่ขอนัดประชุมมาก่อน
วาระหรือหัวข้อที่จะประชุมพร้อมเวลาที่จะใช้ในการประชุม
อธิบายวาระการประชุมเพื่อสังเขป
และเวลาที่จะใช้ในการประชุม เช่น 1 ช.ม. 2 ช.ม. เพื่อถ้าเป็นการประชุมกับผู้บริหารทางผู้รับ Mail จะได้กำหนดเวลาได้ชัดเจน
ถ้าการประชุมครั้งนี้เกินขึ้นหรือสำเร็จ ผู้เข้าประชุมจะได้รับอะไรที่เป็นประโยชน์กับตัวบุคคลหรือหน่วยงานบ้าง
หัวข้อนี้ต้องให้ความสำคัญที่สุดเพราะเป็นหัวข้อที่ทำให้ผู้รับ Mail เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อมีการประชุมครั้งนี้เกิดขึ้น
เตรียมตัวหรือเตรียมข้อมูลในการประชุมสำหรับผู้รับ Mail
แจ้งคำขอให้มีการเตรียมตัวก่อนการประชุม หรือสิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการประชุม
เพื่อความพร้อมในการประชุม
วัน เวลาและสถานที่ (Online/Onsite ) ขอนัดประชุม
รูปแบบการประชุม Online หรือ Onsite
วันและเวลา จะดีมากถ้ามีช่วงวันและเวลาให้ทางผู้รับ mail เลือกเพื่อช่วยการติดสินใจ
ข้อความแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของผู้เข้าประชุม
“ขอขอบคุณในการพิจารณาวันและเวลานัดหมายประชุมในครั้งนี้”
“ขอขอบคุณในการเสียสละเวลาพิจารณาวันและเวลานัดหมายประชุมในครั้งนี้”
ข้อมูลเพื่อให้ผู้รับ Mail ติดต่อกลับ
เพื่อให้ผู้รับ Mail ติดต่อได้ง่ายและตามช่องทางที่ทางผู้รับ Mail สะดวก
เช่น
“กรุณาแจ้งกลับภายในวันที่ [วันที่] เวลา [เวลา]
คุณ/ท่าน สามารถติดต่อกลับได้ที่
[ชื่อ นามสกุล]
[หมายเลขโทรศัพท์]
หรือ
[ที่อยู่อีเมล]”

ทั้งหมดนี้คือหัวข้อที่น่าจะต้องมีใน Mail ขอนัดประชุมครับ สำหรับผมคิดว่าหัวข้อที่ว่า ถ้าการประชุมครั้งนี้เกิดหรือสำเร็จ ทางผู้เข้าประชุมจะได้รับประโยชน์อะไรบ้างเป็นหัวข้อที่สำคัญที่สุดและน่าจะทำให้ผู้รับ Mail ให้ความสนใจ ยิ่งเป็นประโยชน์ที่ช่วยงานให้ดีขึ้น สะดวกขึ้นก็จะยิ่งเพิ่มความน่าเข้าร่วมประชุมมากขึ้นไปอีกระดับ

ขอบคุณทุกท่านที่แวะมาอ่านนะครับ