วิธีการสร้าง/แชร์ Template จาก Notion

  • URL : https://www.notion.so/

การใช้งานโปรแกรม Notion มีเครื่องมือการใช้งานที่หลากหลาย มาประยุกต์กับงานต่างๆ ได้ ซึ่งงานที่เอามาใช้มากที่สุดตอนนี้เป็นการบันทึกรายงานการ

สร้างเป็น Table

  1. สร้างเพจใหม่โดยการคลิก New page
  2. ตั้งชื่อของเพจ
  3. เลือก Table

เมื่อตั้งชื่อเพจ และสร้าง Table เรียบร้อยแล้ว เราต้องการสร้าง template สำหรับเป็นรูปแบบที่เมื่อมีการบันทึกการประชุมทุกครั้งจะต้องมีหัวข้อนี้เสมอ ลองมาทำกันต่อค่ะ

  1. คลิกปุ่ม “New”
  2. คลิกปุ่ม “New template”

เริ่มสร้าง template เริ่มจากการตั้งชื่อ template ตัวอย่างใช้ชื่อว่า “Meeting Template”

  1. พื้นที่ส่วนที่ 1 เป็นการจัดเก็บข้อมูลในรูปของตาราง ข้อมูลสามารถมาแสดงเป็นตารางที่สร้างขึ้นได้ ค้นหาได้ เรียงได้ หรือค้นหาได้
  2. พื้นที่ส่วนที่ 2 เป้นการบันทึกรายละเอียด ซึ่งสามารถสร้างรูปแบบที่บันทึกข้อมูลการประชุมที่เราจะสร้าง Template

สร้างส่วนที่ 1 เป็นการสร้างข้อมุลการประชุม ได้แก่

  1. ชื่อ property
  2. ประเภทของ property ซึ่งมีให้เลือกหลายอย่าง ส่วนนี้อาจจะต้องศึกษาเพิ่มเติม

เพิ่มข้อมูลวันที่ เลือกประเภทเป็น “Date”

ส่วนของวันที่จะสามารถตั้งค่าได้ว่า Format ว่าต้องการให้แสดง Month/Day/Year ซึ่งตัวอย่างเราจะเคยชินจึงเลือกใช้เป็น Day/Month/Year

เพิ่มข้อมูลประเภทการประชุม

  1. ตั้งชื่อประเภทการประชุม
  2. เลือกประเภทเป็น “Select”
  3. ซึ่งสามารถเพิ่มข้อมูลได้ เช่น ประชุมภายใน ประชุมภายนอก เป็นต้น

เมื่อเราเพิ่มประเภทการประชุมเรียบร้อยแล้ว

  1. สามารถปรับปรุงตามสีสรรที่ต้องการได้

บันทึกข้อความที่ต้องการสร้าง Template ตามหัวข้อที่เราต้องการ

  1. จัดทำหัวข้อรายงานการประชุม ได้แก่
    • วาระทบทวนการประชุม
    • วาระการประชุม
    • วาระอื่น ๆ (ถ้ามี)
    • เรื่องที่จะติดตามครั้งต่อไป

มีการจัดทำวาระย่อยๆ ตามวาระการประชุม

  1. สร้างวาระย่อย โดยระบุชื่อวาระ พร้อมมติที่ประชุม

เมื่อสร้าง Template เรียบร้อยแล้ว

  1. ดำเนินการ Set As default เพื่อให้สร้างเอกสารจะเรียกใช้ Template ให้ทันที

ดำเนินการยืนยันการตั้งค่า default

  1. เลือก For all views in “บันทึกรายงานการประชุม”

ตรวจสอบอีกครั้งว่า Template ที่สร้างเป็นค่า default หรือยัง

  1. Template “Meeting Template” มีค่า DEFAULT

เมื่อต้องการบันทึกรายงานการประชุม

  1. คลิกปุ่ม “New”

สร้างเอกสารการประชุมใหม่

  1. ตั้งชื่อตาม Template
  2. รายละเอียดการประชุม
  3. Template บันทึกรายงานการประชุม

หากต้องการแชร์ไฟล์บันทึกการประชุมให้แก่เพื่อน หรือใช้ภายในหน่วยงาน สามารถแชร์ได้

  1. คลิกปุ่ม “Share”
  2. คลิกปุ่ม “Allow duplicate as template”

วิธีการ Duplicate เพื่อนำ Template จากเพื่อนมาใช้งาน โดยนำลิงก์ที่ได้มาเปิด

  1. คลิกปุ่ม Duplicate
  2. ข้อมูบันทึกรายงานการประชุมก็สามารถใช้ได้ทันที

หวังว่าวิธีการนี้จะสามารถทำให้การทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้นนะคะ ^^