Quick Analysis ใน Excel 2016 : ชุดคำสั่ง “Formatting”

จากบทความที่เคยเขียนไปก่อนหน้านี้ เรื่อง แนะนำการใช้เครื่องมือ Quick Analysis ใน Excel 2016 : ชุดคำสั่ง “Text” สำหรับโจทย์ที่เป็นตัวอักษร แต่ครั้งนี้จะมาเล่าต่อของ Quick Analysis ในชุดคำสั่ง “Formatting” เหมือนเดิมนั่นแหละ แต่โจทย์จะเปลี่ยนไปเป็นตัวเลขบ้าง มาดูกันสิว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง

สำหรับรอบนี้ได้สมมุติข้อมูลเป็นข้อมูลเวลาการทำงานในแต่ละวันของพนักงานที่ทำงานเป็นกะ เป็นรายชั่วโมง โดยคนคนนี้ทำงาน ได้กี่ชั่วโมงในแต่ละวัน ดังรูป

มาดูว่าจะมีลูกเล่นอะไรบ้างค่ะ

ส่วน Data bar เป็นการแสดง Bar หรือแท่งของข้อมูลนั่นเองค่ะ
ถ้าไม่เห็นภาพ มาปฏิบัติกันดีกว่าค่ะ โดยเลือกช่วงของข้อมูล และเลือก Formatting เลือก Quick Analysis จากนั้นเลือก Data bar ตามขั้นตอนดังรูป

ผลลัพธ์ที่ได้ ดังรูปด้านล่างค่ะ เป็นการแสดง Bar ให้เห็นถึงปริมาณของชั่วโมงการทำงานนั่นเอง

ส่วน Greater จะเลือกข้อมูลที่มีข้อมูลที่สูงกว่า ที่เรากำหนด สามารถทำได้ดังนี้ค่ะ
โดยเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เลือก Quick Analysis และเลือก Formatting จากนั้นเลือก Greater จะปรากฎ Dialog ขึ้นมาเพื่อให้ใส่ จำนวนที่จะให้ว่าให้เลือกข้อมูลที่ดีกว่าอะไร ในที่นี้ระบุเป็น “8” จากนั้น จะให้แสดงข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขเป็นอย่างไร ในที่นี่เลือกเป็น “Light Red Fill with Dark Red Text” คือให้ cell และอักษร ที่เข้าเงื่อนไขเป็นสีแดง นั่นเอง (สามารถทำตามได้จากรูปด้านล่างค่ะ)

และผลลัพธ์ คือใน Column C จะทำการ เปลี่ยนสีของ cell และ อักษร เป็นสีแดง สำหรับ วันที่มีการทำงานมากกว่า 8 ชั่วโมงนั่นเอง

ส่วน Color จะแสดงข้อมูลในลักษณะของสี เพื่อแสดงถึงข้อมูลด้วยสีต่าง ๆ โดยตัวเลขน้อยสุดจะเป็น สีแดง เลขสูงสุดจะเป็นสีเขียว สำหรับข้อมูลตัวเลขกลาง ๆ จะเป็นสีที่แตกต่างออกไป
มาทำเพื่อให้เห็นภาพดีกว่าค่ะ โดยเลือกช่วงข้อมูล จากนั้นเลือก Quick Analysis และเลือก Color ผลลัพธ์ จะเป็นดังรูปด้านล่างค่ะ

ค่ะ จากที่แสดงมาทั้งหมด อาจจะพอช่วยให้เห็นภาพ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดการข้อมูลด้วย Excel ในมุมต้องการได้นะค่ะ บางครั้งในการทำข้อมูลอาจจะต้องมีการประยุกต์นำเทคนิคนี้นิด อันนี้หน่อยมาช่วยๆ กัน ถึงจะได้ผลลัพธ์ตามต้องการนะค่ะ หวังว่าบทความนี้พอจะเป็นแนวทาง สำหรับผู้อ่านได้บ้าง ไม่มากก็น้อยนะค่ะ…ขอบคุณค่ะ

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.