เครื่องมือที่ใช้สำหรับสร้างรายงาน ได้แก่ Business Intelligence Development Studio (BIDS) และ Report Builder ในตอนที่นี้จะกล่าวถึงการสร้างรายงานด้วย BIDS ซึ่งเป็นอินเตอร์เฟซ ของ Microsoft Visual Studio เหมาะสำหรับนักพัฒนาที่คุ้นเคยกับ Microsoft Visual Studio ส่วน Report Builder เป็นโปรแกรมสำหรับสร้างรายงาน เหมาะกับผู้ใช้ทั่วๆไปที่ใช้ในทางธุรกิจเป็นหลัก
การสร้างรายงานมีขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1 : Create Report Server Project
- ไปที่ File > New > Project… ดังรูปที่ 1
- จะได้ผลลัพธ์ ดังรูปที่ 2
รูปที่1 Create Report Server Project
รูปที่2 Report Server Project Solution
ขั้นตอนที่ 2 : Create new report
การสร้างไฟล์รายงาน เราสามารถทำได้ 2 แบบคือ
แบบที่1 สร้างไฟล์รายงานว่างๆ (empty report) ดังนี้
1. จากรูปที่ 2 คลิกขวาที่โฟลเดอร์ Report > Add > New Item… > เลือก Create a new empty report ดังรูปที่ 3
รูปที่3 Create a new empty report
2. ไปที่หน้าต่าง Report Data (View > Report Data) เพื่อสร้าง Data Sources และ Datasets
– คลิกขวาโฟลเดอร์ Data Sources > Add Data Source… ซึ่งสามารถสร้าง Connection ได้ 2 แบบ คือ
1. Embedded Connection เป็นการฝัง Connection String ไปในตัวรายงาน ดังรูปที่ 4
รูปที่4 Embedded Connection Properties
2. Use Shared Data Sources Connection ซึ่งผู้ใช้จะต้องไปสร้าง Connection String ไว้ก่อน โดยเข้าไปที่หน้าต่าง Solution Explorer คลิกขวาโฟลเดอร์ Shared Data Sources > Add New Data Source ก็จะเข้าสู่หน้าจอสร้าง Connection ดังรูปที่ 4 ข้อดีของการใช้ Shared Data Sources คือเมื่อมีการเปลี่ยน Connection String สามารถเปลี่ยนที่เดียวไม่ต้องไล่เปลี่ยนทีละรายงาน และ Deploy เฉพาะ Shared Data Sources
3. ไปที่หน้าต่าง Report Data คลิกขวาโฟลเดอร์ Datasets จะปรากฏหน้าต่าง Dataset Properties ดังรูปที่ 5
รูปที่5 Dataset Properties
ประกอบด้วย
– Query เป็นส่วนสร้าง query โดยผู้ใช้สามารถเลือก Dataset, Data Source และประเภทของ query (Text, Table / View, Stored Procedure หรือ Import Query File – *.sql,*.rdl) จากรูปที่ 5 เมื่อกดปุ่ม Query Designer… จะปรากฏหน้าจอดังรูปที่ 6
รูปที่6 Query Designer
จากรูปที่ 6 ในหน้าจอประกอบด้วยส่วนหลักๆ 4 ส่วน ได้แก่ Diagram Pane ที่จะแสดง Table / View ซึ่งสามารถ Add / Remove Diagram โดยกดปุ่ม 
จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายชื่อ Table / View ทั้งหมดในระบบมาให้ผู้ใช้เลือก และผู้ใช้สามารถเชื่อม (Join) หลายๆตารางได้
– Fields เป็นส่วนแสดงฟิลด์ข้อมูลที่เลือกมา (Select) ซึ่งผู้ใช้สามารถตั้งชื่อ Field Name ได้ ดังรูปที่ 7
รูปที่7 Dataset Properties-Fileds
– Filters เป็นการกรองข้อมูลที่ได้จากการ query อีกที มีประโยชน์ตอนที่ใช้ Shared Dataset ร่วมกันหลายๆรายงาน ดังรูปที่ 8
รูปที่8 Dataset Properties-Filters
– Parameters โปรแกรมจะ Generate ให้ Auto ตอนที่ผู้ใช้เขียนเงื่อนไขในของการ query ตัวอย่างเช่น ในรูปที่ 6 มีเงื่อนไขว่า “WHERE BUDGET_YEAR = :budget_year” (ในกรณีที่ผู้ใช้สร้างตัวแปลจากหน้าต่าง Report Data > Parameters แล้วนั้นจะต้องเลือก “Parameter Value” ให้ถูกต้อง) ดังรูปที่ 9
รูปที่9 Dataset Properties-Parameters
4. ไปยังหน้าต่าง Toolbox (View > Toolbox) ดังรูปที่ 10
รูปที่10 Toolbox
ตัวอย่าง สร้างตารางเบิกจ่ายประจำปีงบประมาณ
– ลาก Table จาก Toolbox ทางซ้ายมือมาวางบนรายงาน ดังรูปที่ 11 คลิกมุมตารางด้านซ้าย จะปรากฏหน้าจอ Tablix Properties ดังรูปที่ 12 จากนั้นเลือก Dataset name กดปุ่ม “OK”
รูปที่11 Table
รูปที่12 Tablix Properties
– เลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงมาใส่ใน Table จัดรูปแบบตามที่ต้องการ ดังรูปที่ 13 และกด Preview เพื่อดูข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกรายงานได้ทันที โดยไม่ต้อง Deploy ขึ้น Report Server ถ้ารายงานมีการระบุพารามิเตอร์ จะขึ้นหน้าจอให้กรอกข้อมูลก่อน ดังรูปที่ 14 ซึ่งถ้าหากไม่ได้กำหนดพารามิเตอร์รายงานจะแสดงผลทันที
รูปที่13 Design
รูปที่14 Preview
สำหรับแบบที่ 2 ใช้ Report Wizard เป็นตัวช่วยสร้างรายงาน จะขอกล่าวถึงในตอนถัดไปค่ะ…